sovremennye-informacionnye-tehnologii-dlya-upravleniya-personalom

Современные информационные технологии для управления персоналом

Основополагающим фактором современного менеджмента является общеизвестный тезис о том, что «кадры решают все». Действительно, в современных условиях динамично изменяющейся экономической ситуации неоспоримые конкурентоспособные преимущества получают те предприятия (учреждения, организации), которым присущи такие характерные черты как:

  • тщательный подбор руководителей (топ-менеджеров) на всех уровнях управления;
  • наличие квалифицированной рабочей силы;
  • наличие гибкой системы стимулирования труда и др.

Проблема эффективного управления персоналом особенно становится актуальной в условиях ограниченности материальных ресурсов, быстро изменяющейся конъюнктуры рынка труда, сезонных явлений особенностей региона и ряда других факторов. Основными производственными задачами, которые необходимо при этом оперативно решать, являются: кадровый и табельный учет, нормирование труда (планирование фонда оплаты труда), начисление заработной платы. Данные задачи являются достаточно трудоемкими, особенно в условиях больших промышленных предприятий, где численность персонала составляет до 1000 и более человек. Здесь, в случае отсутствия специальных технологий, значительно затруднен учет и контроль за эффективностью использования как кадровых, так и финансовых ресурсов.

Для повышения эффективности управления персоналом в производственных условиях предприятием «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ» предлагаются ряд апробированных решений, которые основываются на применении современных информационных технологий. Это программные модули, позволяющие автоматизировать процессы кадрового и табельного учета, нормирования труда и начисления заработной платы. Все данные модули являются составляющими комплексной системы управления предприятием КСУП «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ».

Процессы по управлению персоналом затрагивают целый ряд подразделений типового предприятия (учреждения). Например, кадровый и табельный учет осуществляется отделом кадров предприятия (цеха), нормирование труда и планирования фонда оплаты труда (ФОТ) — отделом труда и заработной платы (ОТиЗТ), начислением и выплатой заработной платы — расчетная бухгалтерия.

В данной статье будут кратко рассмотрены основные возможности программного обеспечения для решения типовых задач по управлени персоналом.

Кадровый учет

Эффективность работы любого предприятия напрямую зависит от правильности выбора стратегии кадровой политик и качества подбора персонала во всех эшелонах. Для упрощения решения данных задач и автоматизации работы отделов кадров предприятий и учреждений предприятием «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ» предлагается следующий модуль кадрового учета.

Программа разработана на основе существующих требований ведения кадрового учета на предприятиях и учреждениях и позволяет автоматизировать наиболее трудоемкие этапы работы с персоналом: от заполнения учетной карточки до формирования разнообразных отчетов.

Заполнение учетных данных сотрудников структурировано по следующим разделам: общие сведения (Ф.И.О., вид работы, данные из последнего места работы и т.п.), образование (вид обучения, специальность, квалификация и т.п.), паспортные данные, налоговые реквизиты, данные о воинском учете и т.п.;

При заполнении данных о сотрудниках информация может вводиться непосредственно вручную или путем выбора из соответствующего справочника (например, цех, участок, должность, и т.д.). В дальнейшем это позволяет делать групповое перемещение работников отдельного подразделения или сотрудников определенной квалификации, изменив информацию лишь один раз в справочнике, из которого она была выбрана. По каждому рабочему ведется учет приказов о принятии, переведении и предоставлении отпусков. При заполнении данных о предоставлении отпуска производится контроль праздничных дней и они автоматически отсчитываются из общего количества отпускных дней. Праздничные дни устанавливаются самостоятельно один раз в год с помощью специального мастера заполнения праздничных дней.

Отметим, что формирование всех данных личной карточки сотрудника происходит в соответствии с утвержденной формой. Причем, есть возможность легко настраивать вид данной формы с помощью встроенного редактора отчетов.

В дальнейшем по каждой учетной карточке осуществляется формирование приказов по установленному образцу: о принятии на работу новых сотрудников, увольнения с работы, приказы о назначении отпуска и др.

На основании таких исходных данных в программе автоматизировано формируется статистическая отчетность за произвольный период. Здесь также существует возможность отбора сотрудников по разнообразным категориям (подразделение, участок, пол, возраст и т.п.).

Для максимального удобства инспектору отдела кадров предоставляется возможность распечатки разнообразных отчетных форм. В стандартной конфигурации программы кадрового учета предоставляется перечень четырех видов отчетов для печати списка рабочих, а также предоставлена возможность пользователю самостоятельно дополнять этот набор печатных форм простым подключением к программе шаблона печати.

Программа предоставляет гибкие возможности расширения с помощью использования внешних динамически подключаемых библиотек (DLL). Нашим пользователям предоставляется подробная документация по подключению библиотек к программе, формирования пользовательских пунктов главного меню программы и интеграции библиотек с главной базой данных. Предприятием «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ» предоставляется также исчерпывающая информация о полной структуре главной базы данных и структуре главного меню, что дает возможность быстро изменять место расположения и порядок следования нужного пункта меню.

Табельный учет

С отделом кадров тесно связан табель учета и использования рабочего времени, который необходим для нормирования и расчета заработной платы.Предприятием «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ» представляется также исчерпывающая информация по структуре базы данных и главного меню, что дает возможность учета в зависимости от требований заказчика поставляется как совместно с модулем кадрового учета (автоматизации работы отдела кадров), так и в отдельной конфигурации. Начисление табеля за отчетный период с помощью данного модуля осуществляется в упрощенном режиме с помощью специальной формы.

Праздничные дни могут быть указаны непосредственно на календаре в окне, или автоматически выбраны из предварительно указанных в модуле отдела кадров (данные для расчета количества дней отпуска). В любом случае здесь же предоставляется возможность скорректировать перечень праздничных дней в отчетном месяце.

Далее на основе штатного расписания, данных о принятии и переведении сотрудников по структурным подразделам, а также приказов о предоставлении отпусков либо даты увольнения, автоматически формируется промежуточный табель. Там отображается полная картина перемещения рабочего на предприятии за указанный период времени и показывается фактическое количество отработанного времени на каждом структурном подразделении (с учетом должности, участка, квалификации или разряда и т. д.). Здесь также отслеживается количество дней отпуска, лечения (больничных) либо увольнения, если таковые были зафиксированы за выбранный период времени.

Такой табель можно формировать по отдельным подразделениям или по всем цехам одновременно (т. е. по всему предприятию). Причем, если формирование сводной ведомости по всем подразделениям выполняется после того, как уже был сформирован табель отдельного подразделения, пользователю будет сообщено о наличии таких данных и предоставлена возможность оставить без изменения предыдущие данные, или переформировать их снова.

В режиме просмотра сформированного табеля предоставляется возможность корректировать информацию о выходах рабочих непосредственно в списке. Например, любому рабочему можно за произвольный день (период) месяца изменить любой код из справочника условных обозначений. В случае, если один из праздничных дней не был указан перед расчетом табеля, то его можно указать после его формирования. При этом дата будет добавлена к перечню праздников.

Таким образом осуществляется выборочная корректировка и добавление отдельных видов неявок на работу (по причинам болезней, отпусков и др.).

Аналогично формируется табель выходов рабочих, которые работали сверхурочно основного времени работы.

Формирование ФОТ, начисление зарплаты

Одними из наиболее трудоемких задач административного управления персоналом являются задачи нормирования труда, планирования и формирования фонда оплаты труда (ФОТ), начисления и выплаты заработной платы. Особую сложность данные задачи приобретают в условиях больших промышленных предприятий (заводов, комбинатов), где существуют множество видов начислений (удержаний) и форм оплаты (сдельная, повременная, в зависимости от квалификации, участка и т. д.). В процессе решения данных задач, как правило, задействован целый ряд подразделений, включая отдел труда и заработной платы (ОТиЗП), расчетную бухгалтерию, планово-экономические бюро и др. службы предприятия.

Для автоматизацииданных процессов в промышленных условиях предприятием «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ» предлагается специальный модуль. Программа разработана с учетом основных требований и возможностей специфики работы отдела труда и заработной платы и задействованных смежных подразделений (отдела кадров, табельной, нормировщиков, расчетной бухгалтерии, планово-экономического отдела).

Все расчеты ведутся на основании существующего штатного расписания предприятия. Для составления этого документа в программе сконцентрированы все необходимые нормативные документы «Классификатор профессий», утвержденный приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации; «Единая тарифная сетка», утвержденная коллективным договором предприятия.

На основании штатного расписания составляется план по труду в разрезе временных периодов (на месяц, квартал, год). При составлении такого плана учитываются все виды графиков работы, с помощью которых можно получить полный отчет о количестве отработанных праздничных дней, ночных и вечерних смен по каждой бригаде помесячно и за год в целом. Для определения часов, отработанных сверх нормы, используются нормы продолжительности рабочего времени в часах, утвержденные Законом Украины. В штатном расписании также есть возможность определения различных показателей (например, коэффициента расчета сдельной суммы). Такие показатели можно получить как для одного вида продукции, так и для всех видов деятельности предприятия (производимых услуг) в разрезе подразделений, участков и т. д. При формировании плана ведется автоматический расчет всех показателей фонда оплаты труды (ФОТ).

В случае необходимости усечения сумы ФОТ ведется пропорциональное уменьшение (перерасчет) всех плановых показателей.

Особо необходимо отметить, что существует возможность многовариантного перепланирования. Т.е. многократного изменения и перерасчета отдельных вариантов плана и выбора наиболее оптимального.

Начисление заработной платы в программе производится на основании данных табельного учета. Для осуществления расчета должны быть указанны: табельный номер сотрудника, его фамилия, оклад и количество отработанных дней по каждому месяцу. После этого программой производится автоматизированное начисление заработной платы по каждому сотруднику в разрезе подразделений.

Следует отметить, что программа позволяет осуществлять начисление заработной платы с учетом различных форм и видов оплаты труда. Для этого с целью упрощения формирования списка начислений и удержаний по каждому сотруднику используется специальный справочник «Начисления и удержания». Данный справочник, кроме кодов и названий начислений(удержаний) содержит расчетные формулы, которые позволяют рассчитать сумму по определенному конкретному виду (например, премия, отчисления в пенсионный фонд и т. д.). При необходимости пользователем может осуществляться изменение расчетных зависимостей (например, в случае изменения налоговых ставок, условий коллективного договора и т. д.).

При формировании самих удержаний программа предусматривает так называемую «Таблицу входи мости», где задаются связи (входимость) между отдельными кодами (например, между подоходным налогом, основной заработной платой, материальной помощью, которая может облагаться или не облагаться налогами и т. д.).

Программой автоматически производятся стандартные отчисления из заработной платы по каждому сотруднику. При добавлении новых видов начисления перерасчет этих видов отчисления также происходит автоматически.

В случае применения сдельной оплаты труда существует возможность введения дополнительного табеля, в котором фиксируются все внутрицеховые переведения. При этом начисление заработной платы происходит автоматически с учетом возможности совмещения либо замещения на разных должностях с отличными разрядами и тарифными ставками.

По всем задачам модуля, включая планирование и начисление заработной платы, предусмотрена возможность формирования различных типовых отчетов. Например, «Расчетная ведомость», «Платежная ведомость», «Табелеграмма» на одного сотрудника или по всему предприятию (выбранному подразделению).

Дополнительно программа «Отдел труда и заработной платы» содержит встроенный модуль, который позволяет рассчитать фактический расход фонда оплаты труда. Анализ плановых и фактических показателей позволит сравнивать результаты каждого этапа планирования и выбирать наиболее оптимальный вариант.

Таким образом, как показывает опыт внедрения КСУП «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ» на ряде предприятий Украины, применение современных информационных технологий управления персоналом позволяет упорядочить учет, своевременно прогнозировать потребность в персонале определенной квалификации, оптимизировать распределение ФОТ внутри и между подразделениями, снизить трудоемкость начисления заработной платы. Все эти факторы создают реальные предпосылки для того, чтобы вывести на качественно новый уровень кадровый и финансовый менеджмент на предприятии.

В. М. Назаренко, профессор, д. т. н.,
академик Международной Академии компьютерных наук и систем,
Д. А. Белкин, магистр компьютеризованных систем,
Н. В. Волкова, магистр компьютеризованных систем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>