лого на подложку фейсбук

K-DOCUMENT – НЕВІД’ЄМНА ЧАСТИНА ВАШОГО УСПІХУ

Головні тенденції сьогодення – звичка використання суспільством Інтернет-банкінгу, замовлення електронних квитків, замовлення товарів та послуг в режимі онлайн, отримання актуальних новин тощо. Але що відбувається на підприємствах? Чому щорічно циркулюють тони паперу? Документи друкують, узгоджують, підписують, пересилають поштою, передають в архів на зберігання. Це однотипна робота, що потребує значних витрат часу, коштів та людських ресурсів…

Інформація в сучасному світі є стратегічним ресурсом як окремої особи чи організації, так і держави в цілому. Залежність від кількості та якості наявної інформації, її структурованості та ефективності використання постійно зростає.

Сьогодні в умовах цифровізації країни перехід до системи електронного документообігу (СЕД) набирає обертів. Впровадження СЕД уряд України виокремлює як ключовий напрям та активно його підтримує.

Організації, установи, підприємства починають впроваджувати цифрові інструменти, щоб покращити документаційні процеси та прискорити проходження документами їх життєвого циклу: від створення до виконання та передачі на архівне зберігання, а також створити ефективне середовище управління та функціонування підприємства.

Причому мета трансформації процесів залишається незмінною – це організація зберігання та контроль виконання документів, а спосіб досягнення даної мети новий – цифровий.

Загалом СЕД на підприємстві повинна вирішувати наступні основні задачі: створення єдиного інформаційного простору організації, структуризація документів відповідно до стандартів установи, підвищення виконавчої дисципліни, контроль за виконанням, зниження ризиків втрати документів, зменшення кількості паперових документів.

Розглянемо, як означене вирішує СЕД K-Document, що користується значним попитом та зарекомендувала себе на ринку ІТ як надійне, якісне та зручне програмне забезпечення.

K-Document – це сучасний галузевий продукт для муніципальних установ, органів виконавчої влади, місцевого самоврядування: KAI-Документообіг, Звернення громадян, Архів, Система оцінки якості адміністративних послуг, Облік надання соціальних послуг, Муніципальна геоінформаційна система.

Про компанію

Понад 25 років у сфері ІТ технологій вітчизняна група компаній KAI розробляє та успішно впроваджує “під ключ” новітні рішення для муніципальних установ, органів виконавчої влади та місцевого самоврядування. 

Протягом багатьох років модулі K-Document успішно використовуються в державних інституціях, наприклад, у Виконавчому комітеті Криворізької міської ради, Виконавчому комітеті Горішньоплавнінської міської ради, Державному воєнізованому гірничорятувальному загоні МНС України, в інших виконавчих комітетах, районних та селищних радах.

Нині K-Document розвивається у напрямку комплексної автоматизації документообігу для підприємств житлово-комунального господарства, підприємств державної та інших форм власності. Це дозволить створити єдиний інформаційний простір установи або організації, запровадити єдині стандарти електронного документообігу та зекономити близько 20-30% робочого часу спеціалістів в залежності від розмірів організації.

Крім того, група компаній KAI є розробником програмних рішень для гірничодобувної галузі, що запроваджені на території України та в країнах Центральної Європи та Азії.

Детальніше про модулі K-Document для комплексної автоматизації та управління окремими процесами або “З чого почати”.

KAI-Документообіг – програмне забезпечення, що автоматизує як внутрішнє, так і зовнішнє діловодство в організаціях різних напрямків діяльності (далі – Система). 

Засобами Системи створюються електронні документи, в тому числі за допомогою шаблонів; скануються та реєструються документи; структурується наявна база документів (рис.1). KAI-Документообіг працює з накладанням та перевіркою кваліфікаційного електронного підпису, формує статистичну та аналітичну звітність. Для максимальної зручності Система дозволяє взаємодіяти з документами колективно. Швидкий інтелектуальний пошук дозволяє знайти потрібний документ за лічені секунди.

Всі документи зберігаються на сервері, але можуть зберігатися в хмарі при умові наявності безперебійного доступу до Інтернет-мережі.

Щодо безпеки даних. KAI-Документообіг забезпечує збереження та автентичність документів, безпечний доступ, протоколювання дій користувачів та має найвищий ступінь технічного захисту інформації Г-2, що підтверджується Експертним висновком Держспецзв’язку України.

“Унікальний досвід роботи з державними установами та організаціями дозволяє зменшити час на роботу з документами кожного співробітника мінімум на 60 хвилин. У такому випадку можна легко розрахувати економічну ефективність впровадження СЕД” – розповідає директор групи компаній КАІ, доктор технічних наук Михайло Назаренко.

0001

Рис. 1 – Система “КАІ-Документообіг”

Звернення громадян виступають у суспільстві як один із засобів прямого включення громадян у громадське управління та одна із форм безпосередньої демократії доступної кожному без обмежень.

Модуль “Звернення громадян” на базі “KAI-Документообіг”, що користується значним попитом,  програма для підвищення рівня опрацювання звернень громадян за рахунок автоматизації таких процесів, як реєстрація отримання звернень, призначення виконавців, визначення термінів виконання резолюцій.

Нині реєстрація звернень громадян у ряді виконкомів міських рад здійснюється за допомогою програмного модуля “Звернення громадян”. Користувачі системи заповнюють основні реквізити в реєстраційно-контрольних картках. Зручно представлена інформація дає можливість всебічно аналізувати усі звернення як за конкретний день, так і за будь-який період. Це допомагає виявити актуальні проблемні питання громадян та оперативно вживати дієвих заходів щодо їх вирішення.

Результатом цифровізації установ із модулем “Звернення громадян” є збільшення кількості наданих консультацій громадянам на 20-25%.

Сучасний електронний архів має важливе значення в загальній системі електронного документообігу організації. Архів, виконуючи функцію централізованого сховища різнорідних документів, забезпечує надійну систему зберігання величезного обсягу документів і чітку його структуру. Модуль “Архів” автоматизує роботу з документами, що передаються на архівне зберігання та забезпечує швидкість й надійність роботи з архівними документами.

Зручний доступ до електронних документів підвищує ефективність використання інформації та дозволяє контролювати архівні справи.

Використання модуля “Система оцінки якості адміністративних послуг” дозволяє спростити дозвільні процедури у сфері господарської діяльності, раціонально скоротити кількість документів і процедурних дій, оптимізувати взаємодію структурних підрозділів виконкому міських рад та дозвільних органів, а також реалізувати інформаційний обмін та електронний документообіг при роботі з документами дозвільного характеру (рис. 2).

Автоматизація роботи центрів надання адміністративних послуг підвищує доступність послуг і надання швидкої та якісної інформаційної, консультаційної та практичної допомоги громадянам.

Яскравий приклад успішного проєкту з системою оцінки якості адміністративних послуг – сучасний Центр надання адміністративних послуг “Віза” в Кривому Розі, що наразі надає близько 300 послуг.

0002

Рис. 2 – Система оцінки якості адміністративних послуг

Для автоматизації роботи територіальних центрів соціального обслуговування розроблено новий програмний модуль “Облік надання соціальних послуг”, що наразі не має аналогів.

Функціонал програми дозволяє створити єдину базу даних підопічних міста чи району, створити та систематизувати єдину базу видів послуг та їх вартості, оптимізувати інформаційну взаємодію учасників процесів надання соціальних послуг, підвищити контроль обліку робочого часу соціальних працівників, забезпечити режим конфіденційності шляхом розподілу рівня доступу до інформації, а також автоматизувати процеси складання звітності (рис. 3).

Програма легка у використанні, вивільняє час працівників та спрощує їх щоденну рутинну роботу.

0003

Рис. 3 – Облік надання соціальних послуг

Ефективна робота органів державної влади вимагає наявності актуальної комплексної інформації про території управління. Для цих потреб використовується галузеве рішення – модуль “Муніципальна геоінформаційна система”, що автоматизує процеси документообігу в сфері обліку земельних ділянок. Дозволяє проводити аудит договорів оренди, прискорити процеси створення та узгодження документів, а також підвищити ефективність управління (рис. 4).

0004

Рис. 4 – Муніципальна геоінформаційна система обліку земельних кадастрів

Використання достовірної, актуальної інформації муніципальної геоінформаційної системи забезпечує ґрунт для прийняття адміністративних і господарських управлінських рішень на всіх рівнях.

 Додаткові можливості для досягнення максимальної ефективності

“Найболючішим питанням залишається подолання внутрішнього спротиву. Це очікуване явище: коли працівники, що працюють десятки років, чинять опір змінам при впровадженні інновацій автоматизації документообігу та надання адміністративних послуг. Чому? Все просто! Є шаблонні форми поведінки, а нововведення примушують вийти із зони комфорту. Проте на практиці залучення таких працівників до обговорень, надання можливості навчання та підвищення кваліфікації, створення сприятливої атмосфери, допомагають у подоланні такого опору” – відзначає Назаренко Михайло.

Тому надання послуг щодо впровадження та технічної підтримки програмного забезпечення – додатковий напрям, що вирізняє компанію на ринку. За необхідністю організовується навчання спеціалістів для роботи з програмами K-Document.

 Також вище зазначені програмні модулі можуть бути адаптовані під конкретні потреби замовника. Програми постійно оновлюються, приводяться у відповідність нормам чинного законодавства, наприклад, як тільки-но з’являються нові вимоги щодо ведення документів чи зміни форм звітності.

Електронний документообіг з K-Document покращує роботу державних установ. Дозволяє не тільки створити єдиний інформаційний простір, але й підвищити прозорість руху документів  та зменшити час на їх обробку, а також створити комфорт для громадян при отриманні послуг.

 Переваги K-Document:

– галузеві рішення;

– відповідність нормам чинного законодавства;

– різноманітні масштаби впровадження: від міських до селищних рад;

– постійне оновлення та розвиток програмних рішень, в тому числі додавання нових шаблонів, звітності, збільшення кількості партнерів;

– зміна та адаптація під потреби замовника;

– технічна підтримка протягом усього періоду співпраці;

– найвищий ступінь безпеки даних.

Комплексний підхід у реалізації задач цифровізації державних установ дозволяє, з одного боку, більш ефективно зберігати інформацію, оперативно реагувати на нагальні проблеми та використовувати ресурси, та, з іншого боку, наближати послуги до громадян, тим самим підвищувати якість життя в місті.

Облегшуйте свою роботу раціональним інструментарієм та втілюйте інновації у своє життя з K-Document.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>